A lo largo de 2020 y 2021, HEKS ha ido desarrollando su presencia en Venezuela, desde la misión exploratoria realizada en octubre de 2019 hasta nuestra presencia actual, con una oficina en Caracas, en Guasdualito, Estado Apure y otra en Puerto Ayacucho, Estado Amazonas. Hasta ahora, HEKS trabaja principalmente en las áreas de Agua, Saneamiento e Higiene (ASH) y de Seguridad Alimentaria.
La organización tiene el objeto de seguir desarrollando la buena implementación y gestión de sus actividades de medios de vida y seguridad alimentaria en la misión en Venezuela.
En el marco del inicio de un nuevo proyecto en Agua, Saneamiento e Higiene y Prevención y Control de Infecciones, la organización necesita cubrir un puesto de Coordinador/a Administrativo/a en Caracas, Venezuela.
El/la Coordinador/a trabaja en coordinación y bajo la dirección del: Director País.
El/la Coordinador/a Administrativo/a se encarga de gestionar e implementar todos los procedimientos administrativos (contables, financieros, de recursos humanos, etc.) de HEKS/EPER en Venezuela.
La vacante es para un puesto nacional
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Objetivos y actividades
El puesto de Coordinador/a Administrativo/a tiene los siguientes objetivos:
Objetivo 1: Estrategia
- Conocimiento de los protocolos y políticas administrativas de HEKS/EPER, y difusión e implementación de éstas entre el equipo y las contrapartes.
- Contribución a la escritura de la estrategia de HEKS en el país, en coordinación con el Director País.
- Identificación de recursos necesarios, materiales y humanos, para la implementación de la estrategia, y operacionalización de estos a través de propuestas y proyectos.
- Trabajo con donantes y contrapartes en la identificación de oportunidades de financiación, en línea con la estrategia de país.
- Identificación y previsión de costes, actualizando y revisando periódicamente el Plan de Cobertura de Costes de HEKS Venezuela.
- Identificación de riesgos país, en especial los asociados a costes.
Objetivo 2: Propuestas e informes
- Identificación de necesidades, diseño de estrategias y actividades en su área técnica.
- Confección de presupuestos para propuestas, en coordinación con el Director País y el resto del equipo, así como de otros aspectos administrativos: plan de compras, definición de necesidades de recursos humanos, etc.
- Contribución a la escritura de propuestas según sea necesario. Conocimiento e implementación de las exigencias del donante respectivo.
- Escritura de informes tanto internos como externos (destinados a donantes u otras contrapartes, según sea necesario), según el calendario establecido y siguiendo los formatos correspondientes, y sumisión al Director País para su revisión.
- Revisión y validación de informes financieros de contrapartes de acuerdo con lo establecido en el convenio respectivo.
Objetivo 3: Implementación de programas
- Seguimiento presupuestario mensual de todos los proyectos en curso, delegando cuando sea necesario en los administradores locales.
- Seguimiento de actividades y coherencia entre actividades y gasto presupuestario, así como previsión de gastos en colaboración con jefes de proyecto.
- Capitalización y archivo de documentos y buenas prácticas.
- Gestión y supervisión de consultores externos, según sea necesario y a petición del Director País.
- Supervisión de los procesos administrativos de las contrapartes, incluyendo seguimiento financiero, apoyo y formación, revisión de presupuestos de contrapartes, cumplimiento de plazos, flujos de caja, etc.
- Evaluación de las capacidades financieras y administrativas de contrapartes, y análisis y prevención de riesgos en las relaciones con ellas.
Objetivo 4: Gestión de Oficina País
- Mantener un sistema administrativo y financiero de oficina conforme con todas las políticas y procedimientos de HEKS/EPER, pero principalmente con las Directrices Financieras y Administrativas sobre el Terreno (FFAG).
- Gestión contable, manteniendo una contabilidad informatizada.
- Revisar, aprobar y pagar facturas y nóminas mensualmente para su contabilidad.
- Garantizar que todas las transacciones financieras de la oficina del país tengan el menor riesgo posible: pagos realizados por transferencias bancarias con doble firma, banco de confianza, separación de funciones, etc.
- Garantizar el cumplimiento de todos los requisitos y obligaciones legales locales (en materia fiscal, de seguridad social, etc.).
- Garantizar la preparación de la documentación para la auditoría y asegurar que esta se realice a tiempo, así como la aplicación de las recomendaciones de la auditoría.
- Garantizar que los procedimientos de contratación de HEKS/EPER se sigan debidamente.
- Garantizar que se cumplan los procedimientos de recursos humanos de HEKS/EPER y apoyar al Director País en todas las tareas necesarias.
- Preparación de documentos periódicos para su aprobación por el Director País y, en su caso, envío a la sede, incluyendo peticiones de tesorería.
- Mantener un sistema de documentación y archivo completo y estructurado físico y electrónico (documentos de contabilidad, documentos de recursos humanos, documentos de proyecto).
- Gestión de recursos humanos: procedimientos de reclutamiento, seguimiento de vacaciones y horas extras, gestión de contratos, etc.
- Mantener un sistema de archivado apropiado para los proyectos que incorpore todos los aspectos del trabajo de HEKS/EPER de acuerdo con las FFAG.
- Atraer, motivar y retener a las personas de su equipo; desarrollar tanto las capacidades individuales y como las grupales; crear un clima positivo de trabajo y gestionar el desempeño de las personas del equipo.
- Gestión de la relación con la firma de abogados con la que trabaja HEKS/EPER Venezuela.
Objetivo 5: Formación
- Basado en la evaluación periódica de necesidades de formación, recopilar un plan de formación para toda la misión y envío al Director País para su revisión. Planificación de recursos y procedimientos necesarios para su implementación.
- Capitalización de sesiones de formación.
TITULACION Y EXPERIENCIA REQUERIDAS
Título universitario en economía, finanzas o rama similar.
Nivel alto de inglés y español.
Experiencia requerida:
- Al menos tres años de experiencia en una función de finanzas en una ONG internacional, agencia de Naciones Unidas u organización sin ánimo de lucro similar.
- Capacidad demostrada para la elaboración de presupuestos, previsión del flujo de caja y análisis y supervisión financiera.
- Excelente conocimiento de todas las normas de contabilidad nacionales e internacionales relevantes.
- Capacidad demostrada de dar apoyo, orientación y formación a las partes interesadas internas y externas.
- Experiencia laboral previa en supervisar y generar informes financieros para concursos y mandatos con financiación internacional.
- Experiencia en logística, en especial conocimiento de estándares aplicables a procedimientos de aprovisionamiento
- Experiencia en la gestión de recursos humanos
Habilidades requeridas:
- Excelentes capacidades de análisis y conceptualización.
- Orientación para trabajar por objetivos. Capacidad para trabajar de forma flexible, y de desarrollar y adaptarse a múltiples tareas al mismo tiempo.
- Buenas capacidades de comunicación y dominio de conversación de inglés (hablado y escrito).
- Capacidad para trabajar en entornos complejos y para garantizar que las partes implicadas internas y externas cumplan los plazos (buenas capacidades de priorización y gestión del tiempo).
- Capacidad de garantizar que las partes implicadas internas y externas entiendan y cumplan debidamente los procedimientos y directrices de HEKS/EPER.
- Excelentes capacidades en informática y TI (en concreto en Microsoft Excel y software de contabilidad).
- Persona diligente y de confianza que preste la atención apropiada a los detalles.
- Excelente capacidad para trabajar en equipo y habilidades sociales.
- Buen conocimiento de la legislación y de las obligaciones locales relevantes (laboral, fiscal, seguridad social, etc.).
- Disponibilidad para viajar a nivel local y nacional.
- Actitud de trabajo profesional, cooperativa, eficiente y efectiva.
- Capacidad para trabajar bajo presión, con fechas límites.
- Capacidad para trabajar de manera autónoma.
- Excelente capacidad de planificación y organización. Debe ser capaz de predecir riesgos y proponer soluciones alternativas.
- Español e inglés fluidos, tanto hablados como escritos.
CONDICIONES CONTRACTUALES
- Contrato Laboral con Beneficios de Ley, Periodo de prueba establecido por la LOTTT (30 días).
- Cancelación según las tablas de retribución de HEKS
- Incluye seguro médico
- Ciudad Caracas – Venezuela (trabajo 100% presencial)
How to apply
PROCESO DE APLICACIÓN
Envíe su aplicación a heks.ven.2023@gmail.com con el asunto siguiente: “Coordinador/a Administrativo/a Caracas (Nombre)”
La aplicación debe incluir obligatoriamente: hoja de vida (máximo 3 páginas) y una carta de presentación detallando su aptitud e interés para el cargo ofrecido. Si gusta, puede incluir referencias que considere pertinentes en el marco de esta aplicación.
Solo los candidatos preseleccionados y que cumplan con los requisitos establecidos serán contactados para continuar en el proceso de selección.
Fecha límite de aplicación: 30 DE SEPTIEMBRE DE 2023.
HEKS/EPER se reserva el derecho de cerrar la convocatoria de manera anticipada, si en el proceso de selección la vacante está cubierta antes del plazo establecido.
Para HEKS/EPER es muy importante conseguir una representación igualitaria entre hombres y mujeres en sus equipos de trabajo, por esto animamos a las mujeres a aplicar a este puesto.