A lo largo de 2020 y 2021, HEKS ha ido desarrollando su presencia en Venezuela, desde la misión exploratoria realizada en octubre de 2019 hasta nuestra presencia actual, con una oficina en Caracas y otra en Guasdualito, Estado Apure. Hasta ahora, HEKS trabaja principalmente en las áreas de Agua, Saneamiento e Higiene (ASH) y de Seguridad Alimentaria.
La organización tiene el objeto de seguir desarrollando la buena implementación y gestión de sus actividades de medios de vida y seguridad alimentaria en la misión en Venezuela.
En el marco del inicio de un nuevo proyecto en Agua, Saneamiento e Higiene y Prevención y Control de Infecciones, la organización necesita cubrir un puesto de Log- Admín en Puerto Ayacucho, Estado Amazona. El/la Log- Admín trabaja en coordinación y bajo la dirección del: Coordinador de Terreno. El/la Log- Admín encarga de la implementación de los procedimientos administrativos, logísticos y financieros de HEKS/EPER en Puerto Ayacucho, Estado Amazonas bajo la dirección del Coordinador de Terreno y el apoyo transversal de la Coordinadora Administrativa y la Coordinadora Logística, con quien trabaja de manera estrecha.
La vacante es para un puesto nacional.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Objetivos y actividades
El puesto de Log- Admín tiene los siguientes objetivos:
Objetivo 1: Gestión Financiera
- Contabilidad: gestión contable de la base manteniendo una contabilidad informatizada
- Apoyo en el seguimiento presupuestario de los varios proyectos de HEKS/EPER
- Gestión de tesorería de la base de Guasdualito.
- Pago de facturas
- Control diario de la caja chica
- Seguimiento del libro de caja físico y del archivo informático
- Requerimientos de pagos:
- Preparación de las solicitudes de pago de la base
- Previsión de flujo de caja y preparación de peticiones de tesorería
- Apoyo en preparación de informes financieros finales para donantes
- Participación en la seguridad de las transacciones financieras: pagos realizados por transferencias bancarias con doble firma, banco de confianza, separación de funciones, etc.
- Apoyo a la Coordinadora Administrativa en cualquier tarea relacionada con la gestión financiera que le pueda ser requerida.
- Participación en la seguridad de las transacciones financieras: pagos realizados por transferencias bancarias con doble firma, banco de confianza, separación de funciones, etc.
- Apoyo a la Coordinadora Administrativa en cualquier tarea relacionada con la gestión financiera que le pueda ser requerida.
Objetivo 2: Gestión Administrativa y de RRHH
- Seguimiento de los contratos con proveedores y con el personal y preparación de enmiendas
- Recopilación de documentación para auditorias
- Responsable de mantener un sistema de archivado apropiado para los proyectos que incorpore todos los aspectos del trabajo de HEKS/EPER de acuerdo con las FFAG, a nivel administrativo y financiero.
- Responsable de mantener los expedientes de Recursos Humanos al día: descripciones de puesto, evaluaciones, seguimiento respecto a las autoridades (seguridad social, etc.)
- Apoyo a la Coordinadora Administrativa en cualquier tarea relacionada con los recursos humanos o la gestión administrativa que le pueda ser requerida.
Objetivo 3: Gestión logística
- Gestión de los procesos de aprovisionamiento ejecutados y seguimiento de todas las etapas del proceso, incluyendo los procesos de licitación. Gestión y actualización del archivo de procesos de aprovisionamiento.
- Contribución en la creación y actualización del plan de compras de la base de Guasdualito en los nuevos proyectos
- Gestión de los servicios generales y mantenimiento de la oficina
Objetivo 4: Relación con copartes
- Revisión de informes financieros y administrativos de contrapartes y reporte de errores o fallos a las contrapartes.
- Apoyo a las contrapartes en todas las dudas que tengan en relación con la gestión administrativa y financiera. Organización de reuniones y sesiones de formación con las contrapartes respecto a temas administrativos y financieros cuando se requiere.
- Apoyo a las contrapartes para garantizar que sus transacciones tengan el menor riesgo posible: pagos realizados por transferencias bancarias con doble firma, banco de confianza, separación de funciones, etc.
- Seguimiento con las contrapartes para garantizar que entreguen la documentación requerida a tiempo.
TITULACION Y EXPERIENCIA REQUERIDAS
Título universitario en ingeniería, administración y/o contaduría o profesionales afines.
Experiencia requerida:
- Al menos dos años de experiencia de gestión financiera y de logística en una ONG internacional u organización sin ánimo de lucro. Alternativamente, experiencia equivalente de gestión financiera y de logística en empresas privadas u organismos públicos.
Habilidades requeridas:
- Excelente conocimiento de todas las normas de contabilidad nacionales e internacionales relevantes
- Conocimiento de las normas fiscales y tributarias locales
- Conocimiento de los procesos de aprovisionamiento y de licitación
- Orientación para trabajar por objetivos. Capacidad para trabajar de forma flexible, y de desarrollar y adaptarse a múltiples tareas al mismo tiempo.
- Capacidad para trabajar en entornos complejos y para garantizar que las partes implicadas internas y externas cumplan los plazos (buenas capacidades de priorización y gestión del tiempo).
- Capacidad de garantizar que las partes implicadas externas entiendan y cumplan debidamente los procedimientos y directrices de HEKS/EPER.
- Persona diligente y de confianza que preste la atención apropiada a los detalles.
- Excelente capacidad para trabajar en equipo y habilidades sociales, en especial interpersonales.
- Actitud de trabajo profesional, cooperativa, eficiente y efectiva.
- Capacidad para trabajar bajo presión, con fechas límites.
- Capacidad para trabajar de manera autónoma.
- Excelente capacidad de planificación y organización. Debe ser capaz de predecir riesgos y proponer soluciones alternativas.
CONDICIONES CONTRACTUALES
- Contrato Laboral con Beneficios de Ley, Periodo de prueba establecido por la LOTTT (30 días).
- Cancelación según las tablas de retribución de HEKS
- Incluye seguro médico
Ciudad Puerto Ayacucho, Estado Amazonas – Venezuela (trabajo 100% presencial)
How to apply
PROCESO DE APLICACIÓN
Envíe su aplicación a venezuela.hekseper@gmail.com con el asunto siguiente: “Log- Admin Amazonas (Nombre)”
La aplicación debe incluir obligatoriamente: hoja de vida (máximo 3 páginas) y una carta de presentación detallando su aptitud e interés para el cargo ofrecido. Si gusta, puede incluir referencias que considere pertinentes en el marco de esta aplicación.
Solo los candidatos preseleccionados y que cumplan con los requisitos establecidos serán contactados para continuar en el proceso de selección.
Fecha límite de aplicación: 31 DE MAYO DE 2023.
HEKS/EPER se reserva el derecho de cerrar la convocatoria de manera anticipada, si en el proceso de selección la vacante está cubierta antes del plazo establecido.
Para HEKS/EPER es muy importante conseguir una representación igualitaria entre hombres y mujeres en sus equipos de trabajo, por esto animamos a las mujeres a aplicar a este puesto.