HEKS/EPER pursues the vision of a just world where the dignity of everyone is respected, peace reigns and the natural environment is conserved. In the framework of the 2030 Agenda, we work in the four thematic priority areas of "Climate justice", "Right to land and food", "Flight and migration", and "Inclusion". HEKS/EPER also provides humanitarian aid for people affected by natural disasters and armed conflicts. The goal is to induce change at the social, economic and political levels. HEKS/EPER helps improve the living conditions of people in Switzerland and around the world, claims their rights, and to this end, mobilizes and raises awareness on the part of society, policy-makers, business and churches.
HEKS/EPER persigue la visión de un mundo justo en el que se respete la dignidad de todos, reine la paz y se conserve el entorno natural. En el marco de la Agenda 2030, trabajamos en las cuatro áreas temáticas prioritarias de "Justicia climática", "Derecho a la tierra y a los alimentos", "Huida y migración" e "Inclusión". HEKS/EPER también presta ayuda humanitaria a las personas afectadas por catástrofes naturales y conflictos armados. El objetivo es inducir el cambio a nivel social, económico y político. HEKS/EPER contribuye a mejorar las condiciones de vida de las personas en Suiza y en todo el mundo, reivindica sus derechos y, para ello, moviliza y sensibiliza a la sociedad, los responsables políticos, las empresas y las iglesias.
La Coordinadora Administrativa se encarga de gestionar e implementar todos los procedimientos administrativos (contables, financieros, de recursos humanos, etc.) y logísticos (en especial, aprovisionamiento) de HEKS/EPER en Venezuela.
Coordinador Administrativo (solo expatriados)Your main responsibilities:
- Conocimiento de los protocolos y políticas administrativasy logísticasde HEKS/EPER, y difusión e implementación de éstas entre el equipo y las contrapartes
- Contribución a la escritura de la estrategia de HEKS en el país, en coordinación con el Director País
- Identificación de recursos necesarios, materiales y humanos, para la implementación de la estrategia, y operacionalización de estos a través de propuestas y proyectos
- Trabajo con donantes y contrapartes en la identificación de oportunidades de financiación, en línea con la estrategia de país
- Identificación y previsión de costes, actualizando y revisando periódicamente el Plan de Cobertura de Costes de HEKS Venezuela
- Identificación de riesgos país, en especial los asociados a costes
- Confección de presupuestos para propuestas, en coordinación con el Director País y el resto del equipo, así como de otros aspectos administrativos y logísticos: plan de compras, definición de necesidades de recursos humanos, etc.
- Contribución a la escritura de propuestas según sea necesario. Conocimiento e implementación de las exigencias del donante respectivo
- Escritura de informes tanto internos como externos (destinados a donantes u otras contrapartes, según sea necesario), según el calendario establecido y siguiendo los formatos correspondientes, y sumisión al Director País para su revisión
- Revisión y validación de informes financieros de contrapartes de acuerdo con lo establecido en el convenio respectivo
- Seguimiento presupuestario mensual de todos los proyectos en curso, delegando cuando sea necesario en los administradores locales
- Seguimiento de actividades y coherencia entre actividades y gasto presupuestario, así como previsión de gastos en colaboración con jefes de proyecto
- Capitalización y archivo de documentos y buenas prácticas
- Gestión y supervisión de consultores externos, según sea necesario y a petición del Director País
- Supervisión de los procesos administrativos de las contrapartes, incluyendo seguimiento financiero, apoyo y formación, revisión de presupuestos de contrapartes, cumplimiento de plazos, flujos de caja, etc.
- Evaluación de las capacidades financieras y administrativas de contrapartes, y análisis y prevención de riesgos en las relaciones con ellas
- Mantener un sistema administrativo y financiero de oficina conforme con todas las políticas y procedimientos de HEKS/EPER, pero principalmente con las Directrices Financieras y Administrativas sobre el Terreno (FFAG).
- Gestión contable, manteniendo una contabilidad informatizada
- Revisar, aprobar y pagar facturas y nóminas mensualmente para su contabilidad
- Garantizar que todas las transacciones financieras de la oficina del país tengan el menor riesgo posible: pagos realizados por transferencias bancarias con doble firma, banco de confianza, separación de funciones, etc.
- Garantizar el cumplimiento de todos los requisitos y obligaciones legales locales (en materia fiscal, de seguridad social, etc.)
- Garantizar la preparación de la documentación para la auditoría y asegurar que esta se realice a tiempo, así como la aplicación de las recomendaciones de la auditoría
- Garantizar que los procedimientos de contratación de HEKS/EPER se sigan debidamente
- Garantizar que se cumplan los procedimientos de recursos humanos de HEKS/EPER y apoyar al Director País en todas las tareas necesarias
- Preparación de documentos periódicos para su aprobación por el Director País y, en su caso, envío a la sede, incluyendo peticiones de tesorería
- Mantener un sistema de documentación y archivo completo y estructurado físico y electrónico (documentos de contabilidad, documentos de recursos humanos, documentos de proyecto)
- Gestión de recursos humanos: procedimientos de reclutamiento, seguimiento de vacaciones y horas extras, gestión de contratos, etc.
- Mantener un sistema de archivado apropiado para los proyectos que incorpore todos los aspectos del trabajo de HEKS/EPER de acuerdo con las FFAG
- Atraer, motivar y retener a las personas de su equipo; desarrollar tanto las capacidades individuales y como las grupales; crear un clima positivo de trabajo y gestionar el desempeño de las personas del equipo
- Gestión de la relación con la firma de abogados con la que trabaja HEKS/EPER Venezuela
- Gestión y supervisión de procedimientos logísticos, en especial aprovisionamiento
- Gestión del archivo logístico, en especial de procedimientos de aprovisionamiento
- Gestión de inmuebles y sus necesidades, en especial de la oficina de Caracas
- Basado en la evaluación periódica de necesidades de formación, recopilar un plan de formación para toda la misión y envío al Director País para su revisión. Planificación de recursos y procedimientos necesarios para su implementación.
- Capitalización de sesiones de formación
To be successful you bring:
- Título universitario en economía, finanzas o rama similar
- Al menos tres años de experiencia en una función de finanzas en una ONG internacional u organización sin ánimo de lucro
- Capacidad demostrada para la elaboración de presupuestos, previsión del flujo de caja y análisis y supervisión financiera. Conocimiento (aunque no sea exhaustivo) de procedimientos de aprovisionamiento
- Excelente conocimiento de todas las normas de contabilidad nacionales e internacionales relevantes
- Capacidad demostrada de dar apoyo, orientación y formación a las partes interesadas internas y externas
- Experiencia laboral previa en supervisar y generar informes financieros para concursos y mandatos con financiación internacional
- Experiencia en logística, en especial conocimiento de estándares aplicables a procedimientos de aprovisionamiento
- Experiencia en la gestión de recursos humanos
- Español e inglés fluidos, tanto hablados como escritos
- Excelentes capacidades en informática y TI (en concreto en Microsoft Excel y software de contabilidad).
- Excelentes capacidades de análisis y conceptualización
- Orientación para trabajar por objetivos. Capacidad para trabajar de forma flexible, y de desarrollar y adaptarse a múltiples tareas al mismo tiempo.
- Buenas capacidades de comunicación y dominio de conversación de inglés (hablado y escrito)
- Capacidad para trabajar en entornos complejos y para garantizar que las partes implicadas internas y externas cumplan los plazos (buenas capacidades de priorización y gestión del tiempo)
- Capacidad de garantizar que las partes implicadas internas y externas entiendan y cumplan debidamente los procedimientos y directrices de HEKS/EPER
- Excelentes capacidades en informática y TI (en concreto en Microsoft Excel y software de contabilidad)
- Persona diligente y de confianza que preste la atención apropiada a los detalles
- Excelente capacidad para trabajar en equipo y habilidades sociales
- Buen conocimiento de la legislación y de las obligaciones locales relevantes (laboral, fiscal, seguridad social, etc.)
- Disponibilidad para viajar a nivel local y nacional
- Actitud de trabajo profesional, cooperativa, eficiente y efectiva
- Capacidad para trabajar bajo presión, con fechas límites
- Capacidad para trabajar de manera autónoma
- Excelente capacidad de planificación y organización. Debe ser capaz de predecir riesgos y proponer soluciones alternativas
What you can expect from us:
- Un puesto internacional con destino en Caracas, Venezuela.
- Una oportunidad para marcar la diferencia en este mundo
- Un puesto interesante y desafiante con posibilidades de diseño
- Duración 12 meses (posible prórroga)
- Salario competitivo, un salario bruto de 62.400 CHF
- Alojamiento en un apartamento a cinco minutos a pie de la oficina de HEKS, en Los Palos Grandes, en el centro de Caracas.
- Paquete de seguros
How to apply
**¿Quieres formar parte del equipo HEKS/EPER?**Esperamos tu candidatura completa en inglés (CV, carta de presentación y certificados) exclusivamente a través de nuestro portal online.
El plazo de presentación de candidaturas se ha fijado hasta el 31 de octubre de 2023. Las entrevistas se realizarán de forma continua. HEKS/EPER se reserva el derecho de seleccionar a un candidato antes de la fecha límite.
Para más información sobre HEKS/EPER, consulte nuestro sitio web https://en.heks.ch/.
Would you like to join the HEKS/EPER team? We are looking forward to your complete application in English (CV, Cover letter and certificates) exclusively via our online portal.
The deadline for applications has been fixed until October 31st, 2023. Interviews will be held on a rolling basis. HEKS/EPER reserves the right to select a candidate prior to the deadline.
For further information about HEKS/EPER, please consult our website https://en.heks.ch/.